Privacy verklaring

Privacyverklaring – WTC ’t Wieltje Kortenberg vzw

1. Algemeen

WTC ’t Wieltje Kortenberg vzw hecht veel waarde aan de bescherming van je persoonsgegevens. Daarom willen we je in deze privacyverklaring heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om je privacy te verzekeren en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. WTC ‘t Wieltje Kortenberg vzw houdt zich steeds aan de wet- en regelgeving hierover, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR), die sinds mei 2018 van kracht is.
Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• je persoonsgegevens verzamelen en verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Welke persoonsgegevens en doelen zijn verder beschreven in deze Privacyverklaring;
• enkel persoonsgegevens opvragen die nodig zijn voor de goede werking van WTC ‘t Wieltje Kortenberg vzw;
• om je uitdrukkelijke toestemming vragen als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
• passende technische en organisatorische maatregelen nemen om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen;
• geen persoonsgegevens doorgeven aan derde partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• op de hoogte zijn van je rechten omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als WTC ’t Wieltje Kortenberg vzw, lid van de Vlaamse Wielrijdersbond, zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacy verklaring, of in algemene zin, hierover vragen hebt of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

WTC ’t Wieltje Kortenberg vzw
Hofstraat 97
3070 Kortenberg
wtc-twieltje.be

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens worden door WTC ’t Wieltje Kortenberg vzw verwerkt voor de volgende doeleinden en rechtsgronden :

• om de werking van de club mogelijk te maken zodat de verschillende activiteiten (ritten, vergaderingen, feesten enz….), kunnen aangekondigd en georganiseerd worden. Deze rechtsgrond noemt men het gerechtvaardigd belang;
• het versturen van mails, nieuwsbrieven en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang);
• het bekomen van erkenning/subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting);
• controleren van lidmaatschap (gerechtvaardigd belang);
• aanmelden van de leden aan de VWB of de verzekering van de Recreanten om hen te verzekeren (gerechtvaardigd belang);

Welke gegevens verwerken we?

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van je vragen, verzamelen, opslaan en verwerken;

• persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres, GSM en/of telefoonnummer, e-mail, lidmaatschap VWB;
• rijksregisternummer;
• persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, nationaliteit;
• beeldmateriaal dat is opgenomen op de activiteiten van de club;

Wie verwerkt de gegevens?

De gegevens worden verwerkt door de volgende leden van WTC ’t Wieltje Kortenberg vzw en deze externe organisaties:

• bestuursleden van de vereniging;
• clubleden die in opdracht van bestuursleden werken;
• vrijwilligers van de vereniging op vraag van het bestuur;
• federatie VWB (gedeelde verantwoordelijkheid)

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Verstrekking aan derden

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• het verzorgen van de website (webhosting);
• het verzorgen en verspreiden van nieuwsbrieven en uitnodigingen;
• het verzekeren van de leden (aanmelding bij VWB of verzekeringsmaatschappij);
• de clubsponsors voor communicatie over promotieactiviteiten;

Wij geven alleen persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Deze partijen moeten eveneens de Algemene Verordening Gegevensbescherming respecteren en hiervoor het nodige bewijs leveren.
Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.
Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hiervoor specifiek je toestemming geeft. Je hebt het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van leden jonger dan 18 jaar, indien daarvoor toestemming is gegeven door de ouder, de wettelijke vertegenwoordiger of voogd.

Bewaartermijn

WTC ’t Wieltje Kortenberg vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van dewelke door de wet vereist. WTC ’t Wieltje Kortenberg vzw verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan 3 jaar na het beëindigen van het lidmaatschap.

Beveiliging van de gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

• Alle personen die namens WTC ’t Wieltje Kortenberg vzw van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan de geheimhouding daarvan;
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoord op al onze systemen;
• Bij het overmaken van bestanden via mail of een andere informatiedrager, worden de gegevens steeds beschermd met een steeds veranderend paswoord;
• We pseudonimiseren en zorgen voor het anoniem maken van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;

De leden die persoonsgegevens ontvangen, toegang hebben tot of persoonsgegevens verwerken zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Je rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht op inzage, kopie, aanpassing of het wissen van je persoonsgegevens die wij ontvangen hebben. Je kan ons daarover contacteren via de contactpagina van onze website www.wtc-twieltje.be/
Tevens kan je bezwaar indienen tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.
Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens bij WTC ’t Wieltje Kortenberg vzw op te vragen.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.
Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).

Wijziging privacyverklaring

WTC ’t Wieltje Kortenberg vzw kan de privacyverklaring altijd wijzigen. De laatste wijziging gebeurde op 10/08/2018.
Hieronder vind je de link die bevestigt dat je de Privacy verklaring hebt gelezen en hier kan je dan ook je goedkeuring geven (of niet).
https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLScuvZ51dS_h0IFSuDL8OKTyu-xgx2zBQJreyIhQnrCG94Hp8g/viewform

Met de vriendelijke groeten van het bestuur van WTC ’t Wieltje